अवकाश स्वीकृति, अवधि एवं अवकाश के संयोजन से संबंधित मूल शर्तें।
अवकाश को पूर्ण अधिकार के रूप में दावा नहीं किया जा सकता। रेलवे सेवा की आवश्यकता होने पर सक्षम प्राधिकारी अवकाश अस्वीकार, स्थगित या रद्द कर सकता है। प्रशासन कर्मचारी के देय एवं आवेदन किए गए अवकाश के प्रकार को एकतरफा नहीं बदल सकता।
भारत के राष्ट्रपति या रेलवे बोर्ड की स्पष्ट पूर्व स्वीकृति के बिना किसी रेलवे कर्मचारी को लगातार पाँच वर्ष से अधिक किसी भी प्रकार का अवकाश नहीं दिया जाना है। दिए गए विवरण में पाँच वर्ष से अधिक अनधिकृत अनुपस्थिति को सेवा का स्वतः समाप्त होना (Deemed Resignation) बताया गया है।
LAP, LHAP एवं परिवर्तित अवकाश जैसे नियमित अवकाश को किसी अन्य प्रकार के नियमित अवकाश के साथ या उसके बाद जोड़ा जा सकता है। आकस्मिक अवकाश (CL) को नियमित अवकाश के साथ नहीं जोड़ा जा सकता।